Hay pocas cosas tan tediosas y sospecho que improductivas en la actividad laboral como las recurrentes e interminables reuniones programadas con variopintas y diversas excusas todas aparentemente urgentes y justificadas
Esta inercia de la cultura laboral es otro de los hábitos que han pasado la frontera de la digitalización cambiando de medio pero no de formato
La pandemia del Covid, que da la errónea impresión que pasó hace mucho, dio lugar a hábitos como la zoommania, asumiendo la falacia de que por que las reuniones se llevaran a cabo con un software de videollamadas éstas iban a tener más sentido y convertirse en fun , ese terminó mágico tan norteamericano que importaron muchos sin tener en cuenta la propia cultura local
Presenciales u online (ambas fun) lo cierto es las reuniones como rutina se han convertido en un problema para muchas empresas que hasta poco las incentivaron o toleraron como parte del engagement de sus empleados (staff)
Uno de estas es la siempre emergente Shopify, el coloso canadiense del comercio electrónico con +11.000 empleados, que acaba de desarrollar una calculadora del coste de una reunión, en forma de extensión para Chrome que se integra en el Calendario de cada empleado mostrando una estimación de lo que cuesta
Shopify calcula que una reunión típica de 3 empleados que dure 30 minutos le cuesta a la empresa entre 700 y 1000 US$ , y cuando en esa reunión participa alguien del equipo directivo (C-suite) el coste se dispara hasta los 2000. Un recorte de 3 reuniones por empleado a la semana, según Shopify, supone para ellos un ahorro del 15% en los costes totales
En realidad parece una decisión de gestión sencilla (y sensata) establecer reuniones solamente cuando la presencia simultánea de varias personas implicadas soluciona un problema o permite avanzar en los objetivos, pero la cultura corporativa no funciona así y de hecho genera sus propias dinámicas al margen de conceptos como productividad o centrarse en lo importante
Hay siempre dos factores que abonan la cultura de la reunión ambos bien conocidos y estudiados:
uno es el efecto de la mera urgencia, que explica por que la gente cuando se ve ante el dilema de escoger entre lo importante y lo urgente, (casi) siempre escoge lo segundo por que implica menos tiempo para realizarlo y suele generar recompensas más inmediatas
el otro es lo que se denomina como Ignorancia Pluralista o tendencia a pensar que eres el único en una reunión que se da cuenta que es una perdida de tiempo (o algo peor), pero te callas por que piensas que los demás no piensan lo mismo y claro no deseas convertirte en el rarito del grupo
Quizá estemos ante una de esos efectos irremediables de las organizaciones grandes donde la fuerza laboral tiende siempre a generar una cultura de auto-justificación de su propia existencia con independencia del servicio que presta a sus clientes....
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